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【不正】BtoC/毎月同額課金をしている場合の留意点


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(兆候)
・BtoC(個人を顧客としたビジネス)をしていて、毎月同額の請求をおこなっている
・請求金額の回収は口座引落ないし顧客からの振込でおこなっている
・口座引落、振込ができなかった顧客への社内での対応マニュアルが確立していない
・債権の回収日数(債権/1日あたりの平均売上高)が伸びてきている
・請求書が漏れなく(回収されていない代金が反映されていない)発行されていない可能性がある
・年齢表(請求した債権が、何か月遅れているのか示す資料)が作成されていない、作成されていたとしても回収に活用されていない


このような兆候があった場合には、債権がが正しく消し込まれていない可能性があります。

(原因)
なぜ、そのようなことが発生するかというと、銀行等からの入金情報にいつの請求分なのか記載されていないケースがあるからです。
例えば、顧客Aさんに、毎月5000円のサービスを提供をしているとします。
実は、Aさんはすでに2か月滞留していて10,000円(1月、5月)ほど、未納の状況です。
7月のある日、Aさんから5,000円ほど入金がありました(Aさんは、1月分を払うことを忘れていて5月分として振込をしました)。

入金を受けた当社は、銀行に預金通帳の記帳にいっても、いつの請求分なのか記載されていません。

本来、入金を受けた際には、いつの請求の入金なのかAさんに確認をおこなったうえで、本来5月分の債権として消込をする必要がありましたが、
確認をしないまま古い債権(1月)から消込をしました。
本来の会社の管理上は、Aさんの1月分については、未収の状態としなければなりません。


(留意点)
債権の回収遅延は、顧客に伝えるタイミングと粘り強い交渉が重要です。
ケースバイケースだとは思いますが、遅れてまとめて回収しようと連絡した際にトラブルになり、結果的に回収ができなかくなる可能性があります。
督促は、顧客からの苦情も受けることも多く担当者は、あと回しにしがちな作業になります。
他にも不正の観点では、遅延債権の振込先を、入金担当者の個人口座に指定して代金を着服することや、過去の着服を隠ぺいするために利用されることも考えられます。

(解決案)
・まずは、年齢表を作成する
・回収が遅延した場合の対応マニュアルを策定し、実際に運用する
・貸倒処理に関する権限を適切な者に割り当てる


督促の電話は、担当者の負担が大きい作業になりますので、いかにタイムリーな対応をできるか、仕組みづくりが重要となります。
毎月課金の月額利用料が少額な場合が多く以外と見落とされがちな点ですが、積み重なると大きな金額になり、経営にも大きな影響を与えます。



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公認会計士(CPA)・公認内部監査人(CIA)・公認情報システム監査人(CISA)・公認不正検査士(CFE)・税理士

代表 小田陽一
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